個人情報管理規程

第1章 総則

(目 的)

第1条  この規程は、社会福祉法人かしま福祉会(以下「かしま福祉会」という。)の個人情報の取扱いに関する体制・基本ルールを策定し、かしま福祉会が保有する情報の紛失、漏えい、改ざん等を防ぎ、情報管理に関するかしま福祉会としての社会的責任を果たすことを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程で使用する用語は以下の通りとする。  

  1. 個人情報
     個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日等の記述により  特定の個人を識別できるものをいう。他の情報と容易に照合でき、それにより特定の個人が識別できるものを含む。  
  2. 本人
     かしま福祉会が保有する個人情報で識別される個人をいう。  
  3. 役職員
     かしま福祉会の役員、職員就業規則第3条に掲げる者をいう。

(対象となる情報)

第3条 この規程の対象となる情報は、かしま福祉会で保管するすべての個人情報であり電子データ、印字データの別を問わない。

(適用範囲)

第4条 この規程は、かしま福祉会の役職員に対して適用する。ボランティア、実習生等かしま福祉会に所属しない者に対してもこの規程の趣旨を踏まえた適切な取扱いを求めるものとする。また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合、必要かつ適切な監督をし、この規程に従って個人情報の適切な保護を図るものとする。

第2章 個人情報管理体制

(個人情報管理責任者)

第5条

  1. かしま福祉会における個人情報管理責任者は、施設長とする。
  2. 個人情報管理責任者は、個人情報管理委員会を主宰し、かしま福祉会における個人情報管理に関する取組みの推進に関する責任を負う。
  3. 個人情報管理責任者は、上記責任を果たす上で必要な事項に関する決定権を有する。

(個人情報管理責任者)

第6条 

  1. かしま福祉会における個人情報管理に関する意思決定機関として個人情報管理委員会を設置する。  
  2. 委員長は個人情報管理責任者とし、委員は、施設長、管理者、事務長、介護長、各部署主任、及び個人情報管理責任者が委託した者とする。  
  3. 個人情報管理委員会は、個人情報管理に関するかしま福祉会取組みの計画立案 指示、取扱規則の策定、セキュリティ対策の実践等、必要な取組を行う。

(個人情報管理者)

第7条 

  1. 各部署長を所属部門における個人情報管理者とする。  
  2. 個人情報管理者は、個人情報管理委員会の定めた取組計画に従って、部署における個人情報管理に関する取組みを推進する責務を負う。

第3章 個人情報管理に係る安全措置の概要

(個人情報保護に対する基本方針)

第8条 個人情報管理委員会は、個人情報保護に関するかしま福祉会としての基本方針(別紙1)を定め、これを公表する。

(職員の個人情報の取扱い)

第9条 職員は、採用時にこの規程を遵守する旨の誓約書(別紙2、2-2)をかしま福祉会に提出すると同時に、これらを遵守しなければならない。

(個人情報の収集)

第10条 

  1. 収集する個人情報の利用目的(別紙3)を明文化し、施設内の掲示やホームページ等適切な方法により外部に公表する。
  2. 個人情報の収集は利用目的の達成に必要な限度において行う。 
  3. 収集済みの個人情報の利用目的の変更を要する場合は、あらかじめ個人情報管理委員会の承認を得た上で、変更後の利用目的を公表する。
  4. 前項の規程にかかわらず、契約書等の書面やホームページへの入力結果等、本人から個人情報を直接取得する場合、書面上の明記等の手法により本人に対して利用目的を明示するものとする。

(個人情報の保管)

第11条 

  1. かしま福祉会で保管する個人情報は、個人情報管理台帳等により一元管理するものとする。  
  2. かしま福祉会で保管する個人情報は、施錠管理、アクセス権等の制限等、必要かつ合理的な安全管理対策を行う。   
  3. 職員は、自らが所属する部署長又は部署長が氏名する代行権限者の承認なく個人情報をかしま福祉会外に持ちだし、あるいは、第三者に提供してはならない。   
  4. 個人情報を取引先・委託先等、外部に開示・提供する場合は、事前に個人情報管理者の承認を得た上で、機密保持契約を締結してこれを行うものとする。

(個人情報の利用)

第12条 

  1. 個人情報の利用は、あらかじめ開示した利用目的の範囲内で行い、その範囲を超えて利用を行ってはならない。ただし、法令の定めに基づく場合を除く。   
  2. データ入力等のため、個人情報の取扱いを外部業者に委託する場合、委託先の個人情報取扱いが適切かどうか確認した上、業務委託契約に、委託業務遂行以外の目的での利用の禁止、業務終了後の情報の返還又は廃棄、機密保持、違反時の損害賠償等の条項を設けるものとする。長期間継続して業務を委託する場合には委託先の個人情報取扱い状況について確認を行い、必要に応じて指導・契約の見直しを行うものとする。

(個人情報の廃棄)

第13条 

  1. 保管期限を経過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要となった個人情報は速やかに廃棄するものとする。 
  2. 個人情報の廃棄にあたっては、外部漏えいしないよう、印字データについてはシュレッダー処理、電子データについてはデータ消去を行わなければならない。    
    尚、廃棄を外部業者に委託する場合は、外部業者が確実に廃棄したことを確認するものとする。

(第三者提供)

第14条 業務の遂行にあたり、個人情報を第三者に提供する必要がある場合は、原則として本人の同意(別紙4)を得るとともに、あらかじめ個人情報管理委員会に報告し、その指示に従って必要な対応を行う。

(本人からの照会対応等)

第15条 個人情報に関する本人からの問い合わせ、情報開示・訂正・利用停止等の請求等、苦情及び照会の受付窓口をかしま福祉会 法人本部とする。

(教育)

第16条 各部署個人情報管理者は、定期的に管下の職員を対象とした個人情報管理に関する教育を行う。また、ボランティア、実習生等に対しても個人情報管理の必要性についての意識喚起を図り、適切な取扱いを行うよう指導・監督する。

第4章 雑則

(本規程への違反)

第17条 この規程への違反が明らかになった場合、かしま福祉会は就業規則の定めに従い、違反を行った職員を懲戒処分の対象とする。

(改定)

第18条 この規程の改定は個人情報管理委員会の発議によるものとする。

  • 付則 この規程は、平成17年 4月 1日から施行する。
  • 付則 この規程は、平成20年 4月 1日から施行する。
  • 付則 この規程は、平成23年 3月12日から施行する。
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